Valora el objetivo y el presupuesto del evento

Organizar un evento requiere mucho tiempo, dedicación y dinero, por lo que debe estudiarse previamente con minuciosidad. En Esfera Comunicación estamos implicadas en la organización de un evento sobre sostenibilidad y desarrollo en Tailandia, una conferencia, encuentro y degustación que se llevará a cabo en Escandinavia (Noruega, Suecia y Dinamarca) a mediados de octubre.

Congreso de economia sostenible coordinado por Esfera Comunicación.

Evento sobre desarrollo sostenible coordinado por Esfera Comunicación.

De nuestra experiencia extraemos algunos consejos para la organización de un evento especializado.

1) Un motivo de peso. Tener una razón o motivo de peso para llevar a cabo un evento es clave para el éxito de un producto o marca. Potenciar una campaña, mejorar el conocimiento o la reputación de una entidad pueden ser motivos suficientes para plantearse la organización de un acto o congreso de esta índole.

2) Definir un presupuesto. Es clave para el éxito del evento, dado que nos ayudará a organizarnos en el proceso de conceptualización, diseño y puesta en marcha del evento. Tan importante es definir un presupuesto como no salirse de él; muchos eventos  pueden fracasar por una mala gestión de los recursos.

3) Planificación de los recursos y objetivos. Este punto incluye tanto los recursos económicos como de personal necesarios para nuestros objetivos (aumentar ventas, darse a conocer, aumentar la comunidad, etc.). Así, pues, debemos tener clara la finalidad por la cual se organiza el evento.

4) Una buena estrategia de comunicación. Un evento, una mesa redonda, unas jornadas… no existen sin asistentes, y para ello una buena campaña de comunicación on y offline será la clave del éxito.

5) Post-evento. Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento, el seguimiento y la evaluación de lo conseguido. En esta fase se incluye la recopilación del material audiovisual, clipping de prensa, seguimiento 2.0, etc.